Privacy

Versie 1.0. Laatst bijgewerkt: 28 juli 2026

1. Inleiding

Bij United Legendz hechten wij veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk dat u erop kunt vertrouwen dat wij zorgvuldig, transparant en veilig omgaan met de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt of die wij verwerken tijdens onze dienstverlening.

Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij met deze gegevens omgaan en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Biltz NL Topholding B.V. en de aan haar verbonden ondernemingen en labels. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.

2. Wie zijn wij?

Deze privacyverklaring geldt voor Biltz NL Topholding B.V. en de ondernemingen die onderdeel uitmaken van United Legendz, waaronder onder meer:

• United Legendz
• Biltz
• Fixzed
• IJbouw
• Mouton
• TBK

Afhankelijk van de dienstverlening of het label waarmee u contact heeft, is de betreffende onderneming binnen United Legendz verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit betekent dat de onderneming waarmee u een overeenkomst sluit of contact heeft, in de meeste gevallen de verwerkingsverantwoordelijke is.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens? Dan kunt u contact met ons opnemen via:

E-mailadres

privacy@unitedlegendz.nl

3. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring is van toepassing op iedereen van wie United Legendz persoonsgegevens verwerkt.

• Websitebezoekers: Personen die één van onze websites bezoeken.
• (Potentiële) klanten: Particulieren, bedrijven en organisaties die interesse hebben in of gebruikmaken van onze dienstverlening.
• Bewoners: Bewoners van woningen of gebouwen waar wij werkzaamheden uitvoeren.
• Leveranciers: Contactpersonen van leveranciers, onderaannemers en zakelijke partners.
• Sollicitanten: Personen die solliciteren op een vacature of een open sollicitatie indienen.
• Medewerkers: (Voormalige) medewerkers, stagiaires, uitzendkrachten en ingehuurde professionals.
• Overige relaties: Personen die op een andere wijze contact met ons opnemen of samenwerken met één van onze labels.

4. Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens op verschillende manieren.

Rechtstreeks van u

In de meeste gevallen verstrekt u uw persoonsgegevens zelf aan ons. Bijvoorbeeld wanneer u:

• contact met ons opneemt;
• een offerte aanvraagt;
• een overeenkomst met ons sluit;
• solliciteert;
• zich aanmeldt voor een bijeenkomst;
• een formulier op onze website invult;
• telefonisch of per e-mail contact met ons heeft.

Wij verwerken uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor u deze verstrekt.

Via onze websites

Wanneer u onze websites bezoekt, kunnen automatisch bepaalde technische gegevens worden verwerkt. Denk hierbij aan:

• uw IP-adres;
• het type browser;
• het gebruikte apparaat;
• bezochte pagina's;
• datum en tijd van uw bezoek;
• technische loggegevens.

Daarnaast kunnen wij cookies of vergelijkbare technieken gebruiken. Meer informatie hierover vindt u in ons cookiebeleid.

Via opdrachtgevers of werkgevers

Wanneer wij werkzaamheden uitvoeren in opdracht van een organisatie of woningcorporatie kunnen wij persoonsgegevens ontvangen van onze opdrachtgever. Dit betreft bijvoorbeeld contactgegevens van contactpersonen of bewoners die betrokken zijn bij een project.

Wij verwerken uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze werkzaamheden.

Via openbare bronnen

In sommige gevallen raadplegen wij openbare bronnen, zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel of andere openbare registers. Dit doen wij uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of het aangaan en onderhouden van zakelijke relaties.

Via derden

Wij kunnen persoonsgegevens ontvangen van derden waarmee wij samenwerken, bijvoorbeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of wanneer wij daartoe wettelijk bevoegd zijn.

Wij controleren altijd of deze gegevens rechtmatig zijn verkregen voordat wij deze verwerken.

5. Op basis waarvan verwerken wij persoonsgegevens?

De AVG bepaalt dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van het doel verwerken wij persoonsgegevens op basis van één of meer van onderstaande grondslagen.

Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer u klant bent, leverancier bent of op een andere manier gebruikmaakt van onze dienstverlening, verwerken wij persoonsgegevens voor het uitvoeren van een overeenkomst of om voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst maatregelen te nemen.

Hieronder vallen bijvoorbeeld:

• het opstellen van offertes;
• het uitvoeren van werkzaamheden;
• projectcommunicatie;
• facturatie;
• klantenservice.

Wettelijke verplichting

In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht persoonsgegevens te verwerken.

Dit geldt onder andere voor:

• de financiële administratie;
• fiscale verplichtingen;
• personeelsadministratie;
• loonheffingen;
• arbeidsrechtelijke verplichtingen.

Wij verwerken uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om aan deze verplichtingen te voldoen.

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van onze organisatie of van een derde.

Daarbij maken wij altijd een zorgvuldige belangenafweging tussen ons belang en uw privacy.

Voorbeelden hiervan zijn:

• relatiebeheer;
• communicatie met klanten;
• beveiliging van onze systemen;
• verbeteren van onze dienstverlening;
• behandelen van klachten;
• voorkomen van fraude;
• beveiliging van onze locaties;
• marketing richting bestaande zakelijke relaties.

Toestemming

Voor sommige verwerkingen vragen wij vooraf uw toestemming.

Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn voor:

• bepaalde marketingactiviteiten;
• het publiceren van foto's of videobeelden;
• het langer bewaren van sollicitatiegegevens;
• het plaatsen van bepaalde cookies.

Wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment weer intrekken. Het intrekken van uw toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment van intrekking.

Waarom verwerken wij niet méér gegevens dan nodig?

Wij vinden het belangrijk zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Daarom verwerken wij alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn, verwijderen wij deze of anonimiseren wij de gegevens overeenkomstig onze bewaartermijnen.

6. Overzicht van onze verwerkingen

Hieronder leest u voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken, welke persoonsgegevens dit betreft, op basis van welke grondslag wij dit doen en hoe lang wij de gegevens bewaren.

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

6.1 Websitebezoekers

Bezoek aan onze website

• Persoonsgegevens: IP-adres, browsergegevens, apparaat gegevens, loggegevens
• Doel: Het goed laten functioneren, beveiligen en beheren van onze website
• Grondslag: Gerechtvaardigd belang
• Bewaartermijn: Maximaal 12 maanden

Contactformulier

• Persoonsgegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer, inhoud van uw bericht
• Doel: Beantwoorden van vragen en contactverzoeken
• Grondslag: Gerechtvaardigd belang
• Bewaartermijn: Maximaal 12 maanden na afhandeling

Cookies en websiteanalyse

• Persoonsgegevens: Cookie-ID's, technische gegevens en gebruiksinformatie
• Doel: Inzicht verkrijgen in het gebruik van onze website en deze verbeteren
• Grondslag: Toestemming (voor zover vereist)
• Bewaartermijn: Zie cookiebeleid

6.2 Klanten en opdrachtgevers

Offerteaanvragen

• Persoonsgegevens: Naam, contactgegevens, bedrijfsgegevens
• Doel: Opstellen en uitbrengen van een offerte
• Grondslag: Uitvoering van precontractuele maatregelen
• Bewaartermijn: Maximaal 2 jaar

Uitvoering van overeenkomsten

• Persoonsgegevens: Naam, contactgegevens, projectgegevens, communicatie
• Doel: Uitvoering van de overeenkomst
• Grondslag: Uitvoering overeenkomst
• Bewaartermijn: Gedurende de overeenkomst

Projectadministratie

• Persoonsgegevens: Contactgegevens, projectinformatie
• Doel: Plannen, uitvoeren en administreren van werkzaamheden
• Grondslag: Uitvoering overeenkomst
• Bewaartermijn: Zolang noodzakelijk voor het project

Klantcommunicatie

• Persoonsgegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer
• Doel: Informeren over werkzaamheden en beantwoorden van vragen
• Grondslag: Uitvoering overeenkomst / Gerechtvaardigd belang
• Bewaartermijn: Maximaal 2 jaar na afronding

Klachtenafhandeling

• Persoonsgegevens: Naam, contactgegevens, communicatie
• Doel: Afhandelen van klachten en verbeteren van onze dienstverlening
• Grondslag: Gerechtvaardigd belang
• Bewaartermijn: Maximaal 2 jaar

Financiële administratie

• Persoonsgegevens: Naam, adres, factuur- en betaalgegevens
• Doel: Facturatie en voldoen aan fiscale verplichtingen
• Grondslag: Wettelijke verplichting
• Bewaartermijn: 7 jaar

Marketing en referentieprojecten

• Persoonsgegevens: Naam, bedrijfsnaam, foto's of videobeelden (indien van toepassing)
• Doel: Promotie van onze dienstverlening
• Grondslag: Gerechtvaardigd belang of toestemming
• Bewaartermijn: Tot intrekking van toestemming of zolang noodzakelijk

6.3 Bewoners

Bewonerscommunicatie

• Persoonsgegevens: Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer
• Doel: Informeren over werkzaamheden en planning
• Grondslag: Uitvoering overeenkomst / Gerechtvaardigd belang
• Bewaartermijn: Looptijd van het project

Projectplanning

• Persoonsgegevens: Naam, adres en contactgegevens
• Doel: Uitvoering van werkzaamheden
• Grondslag: Uitvoering overeenkomst
• Bewaartermijn: Looptijd van het project

Bewonersapp of projectportaal (indien van toepassing)

• Persoonsgegevens: Naam, contactgegevens, communicatie
• Doel: Communicatie rondom projecten
• Grondslag: Uitvoering overeenkomst
• Bewaartermijn: Looptijd van het project

Vergoedingen

• Persoonsgegevens: Naam, bankrekeningnummer
• Doel: Uitbetalen van vergoedingen
• Grondslag: Wettelijke verplichting / Uitvoering overeenkomst
• Bewaartermijn: 7 jaar

Foto's of videobeelden

• Persoonsgegevens: Foto's of videobeelden
• Doel: Communicatie over afgeronde projecten
• Grondslag: Toestemming
• Bewaartermijn: Tot intrekking van toestemming

6.4 Leveranciers en zakelijke relaties

Leveranciersadministratie

• Persoonsgegevens: Naam, contactgegevens, bedrijfsgegevens
• Doel: Uitvoering van overeenkomsten
• Grondslag: Uitvoering overeenkomst
• Bewaartermijn: 7 jaar

Contractbeheer

• Persoonsgegevens: Contactgegevens, communicatie
• Doel: Beheer van contracten en afspraken
• Grondslag: Uitvoering overeenkomst
• Bewaartermijn: 7 jaar

Financiële administratie

• Persoonsgegevens: Factuur- en betaalgegevens
• Doel: Betalingen en administratie
• Grondslag: Wettelijke verplichting
• Bewaartermijn: 7 jaar

Relatiebeheer

• Persoonsgegevens: Naam, contactgegevens
• Doel: Onderhouden van zakelijke relaties
• Grondslag: Gerechtvaardigd belang
• Bewaartermijn: Zolang de zakelijke relatie bestaat

6.5 Sollicitanten

Werving en selectie

• Persoonsgegevens: Naam, contactgegevens, CV, motivatiebrief, werkervaring
• Doel: Beoordelen van sollicitaties
• Grondslag: Precontractuele maatregelen
• Bewaartermijn: Maximaal 4 weken na afronding van de procedure

Talentpool

• Persoonsgegevens: CV, contactgegevens
• Doel: Benaderen voor toekomstige vacatures
• Grondslag: Toestemming
• Bewaartermijn: Maximaal 1 jaar

6.6 Medewerkers

Personeelsadministratie

• Persoonsgegevens: Persoonsgegevens, contactgegevens
• Doel: Uitvoering van de arbeidsovereenkomst
• Grondslag: Uitvoering arbeidsovereenkomst
• Bewaartermijn: Volgens wettelijke bewaartermijnen

Salarisadministratie

• Persoonsgegevens: BSN, bankrekeningnummer, salarisgegevens
• Doel: Uitbetaling van salaris en voldoen aan fiscale verplichtingen
• Grondslag: Wettelijke verplichting
• Bewaartermijn: 7 jaar

Verzuimregistratie

• Persoonsgegevens: Verzuimgegevens
• Doel: Uitvoering van wettelijke verplichtingen rondom ziekte en re-integratie
• Grondslag: Wettelijke verplichting
• Bewaartermijn: Volgens wettelijke bewaartermijnen

Opleidingen en ontwikkeling

• Persoonsgegevens: Opleidingsgegevens
• Doel: Ontwikkeling en scholing van medewerkers
• Grondslag: Uitvoering arbeidsovereenkomst
• Bewaartermijn: Duur dienstverband

Interne communicatie

• Persoonsgegevens: Naam, functie, e-mailadres
• Doel: Uitvoering van de dagelijkse bedrijfsvoering
• Grondslag: Gerechtvaardigd belang
• Bewaartermijn: Duur dienstverband

Foto's en videobeelden

• Persoonsgegevens: Foto's of videobeelden
• Doel: Interne en externe communicatie
• Grondslag: Toestemming
• Bewaartermijn: Tot intrekking van toestemming

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij behandelen uw persoonsgegevens vertrouwelijk. Wij verstrekken uw persoonsgegevens alleen aan derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven.

Afhankelijk van de verwerking kunnen wij persoonsgegevens delen met onder andere:

• leveranciers van IT- en cloudoplossingen;
• softwareleveranciers voor onze bedrijfsvoering;
• salaris- en HR-dienstverleners;
• accountants en belastingadviseurs;
• juridische adviseurs;
• banken en betaaldienstverleners;
• verzekeraars;
• opdrachtgevers, onderaannemers en ketenpartners voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van werkzaamheden;
• overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer een partij namens ons persoonsgegevens verwerkt, sluiten wij, indien vereist, een verwerkersovereenkomst waarin afspraken zijn vastgelegd over een veilige en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.

8. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

In sommige gevallen kunnen persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld doordat een leverancier gebruikmaakt van servers buiten de EER.

Wanneer hiervan sprake is, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden getroffen overeenkomstig de AVG. Dit kan bijvoorbeeld door:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• toepassing van de Standard Contractual Clauses (SCC's);
• deelname aan een door de Europese Commissie erkend doorgiftemechanisme, zoals het EU-U.S. Data Privacy Framework, indien van toepassing.

Wij beoordelen onze leveranciers zorgvuldig voordat wij persoonsgegevens aan hen toevertrouwen.

9. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking.

Onze beveiligingsmaatregelen bestaan onder andere uit:

• beveiligde netwerkverbindingen;
• toegangsbeveiliging op basis van functies en rollen;
• sterke authenticatie waar mogelijk;
• versleuteling van gegevens waar passend;
• logging en monitoring van systemen;
• periodieke updates en beveiligingspatches;
• beveiligde back-ups;
• bewustwording en training van medewerkers.

Daarnaast evalueren wij onze beveiligingsmaatregelen regelmatig en passen wij deze aan wanneer ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.

10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

De belangrijkste bewaartermijnen zijn opgenomen in hoofdstuk 6 van deze privacyverklaring.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

11. Cookies

Onze websites maken gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.

Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat onze websites goed functioneren, helpen ons inzicht te krijgen in het gebruik van de website en kunnen worden gebruikt om uw voorkeuren te onthouden.

Voor meer informatie over de cookies die wij gebruiken, de doeleinden daarvan en hoe u uw voorkeuren kunt beheren, verwijzen wij u naar ons cookiebeleid.

12. Uw privacyrechten

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u verschillende rechten op grond van de AVG.

U heeft, voor zover de wet daarin voorziet, onder andere het recht om:

• inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking;
• uw persoonsgegevens in een gestructureerd en gangbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit);
• een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Wilt u gebruikmaken van één van deze rechten? Neem dan contact met ons op via:

privacy@unitedlegendz.nl

Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen uw identiteit te verifiëren voordat wij uw verzoek behandelen.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek. Wanneer een verzoek complex is, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd.

13. Vragen of klachten

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens? Neem dan gerust contact met ons op.

Biltz NL Topholding B.V.

E-mail: privacy@unitedlegendz.nl

Bent u van mening dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens en komen wij er samen niet uit? Dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Meer informatie hierover vindt u op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld wanneer wetgeving verandert of wanneer onze dienstverlening wijzigt.

De meest actuele versie wordt altijd gepubliceerd op onze website. Bovenaan deze privacyverklaring staat de datum van de laatste wijziging vermeld.

Wij adviseren u deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.